企業内に蔓延する「ＥＸＣＥＬファイル」をＤＸ流で整理しよう！！！

オフィスワークをされている人たちは毎日ＥＸＣＥＬファイルで何かを作成しているかと思います。
今この瞬間もこのコラムを読んでいるＰＣのタスクバーにもEXCELの緑のアイコンが立ち上がってるという人も多いのではないでしょうか？？

　・メールに添付されて送信されてきたEXCELファイルを開いて確認
　・ついさっき終わった会議の議事録をEXCELで作成
　・頭の中を整理する為に一度EXCELに書き出して整理してみようと新しいBOOKを開く

EXCELはビジネスに欠かせないツールではありますが、その便利さ使いやすさの反面、管理面においては煩雑なケースが多くみられます。 ＤＸの取組の中で企業内に蔓延するEXCELファイルをどう扱いどう整理するのかを考えてみたいと思います。

■第１部
　・毎日増え続けるＥＸＣＥＬファイルの正体とは？
　・データ資源として活用すべきEXCELデータを見極める方法
■第2部
　・EXCELファイルをデータ資源化するソリューションの紹介
　・EXCELからデータを開放してシームレスに繋がる企業へ変革

１．毎日増え続けるＥＸＣＥＬファイルの正体とは？

EXCELファイルは日々増え続けています。 この増え続けているEXCELファイルは果たしてＤＸを進める上で有益なデータ資源なのでしょうか？ まずはこの増え続けるEXCELファイルを正体を明らかにしていきましょう。

「敵を知り己を知れば百戦危うからず」

という言葉の通りですが、 まずは社内で使われているEXCELの正体（役割・目的）を明らかにする事がデータ活用の第一歩となります。

種類	ファイル例
会計資料	帳簿、元帳、決算書
集計資料	収支表、在庫表、精算表
管理資料	社員名簿、顧客名簿、資産管理表
報告書	日報、週報、作業報告書、議事録
契約書類	契約書、見積書、注文書、請求書
申請書	勤務表、経費申請、払出払戻申請
チェックシート	セキュリティチェック、消込作業用
ビジネス資料	企画書、設計書、製品図面、調査資料
整理資料	tdoo管理、考え整理、コラムネタ

これらのEXCELファイルをＤＸ流に整理する方法について次章にてまとめていきます。

２．データ資源として活用すべきEXCELデータを見極める方法

EXCELファイルのデータ活用を進めようとした場合、やみくもにすべてのファイルを１から１００まで データ資源として取り込んでも意味がありません。
とはいえＤＸの目的や狙いが明確であればファイルの取捨選択もしやすいと思いますがそうでないケースあると思います。どのようにして整理を進めたら良いか困った場合には下記の観点で整理をしてみましょう。

ＤＸ流ＥＸＣＥＬファイル整理方法「消去法整理」

データ資源化の有無を判断して整理をしていきましょう。 進め方としては「捨てれる基準」作りをして整理していく事をお薦めします。

• 基準１　社内システムやクラウドサービスから出力されたEXCELファイル
• 基準２　集計加工された結果のみのEXCELファイル
• 基準３　個人利用のEXCELファイル

ex.受注システムから出力された請求書、アンケート回答をまとめた結果、今週の自己タスク・・・等

捨てられる基準を上記表１に当てはめてみると下記の通りの整理が出来ます。

種類	ファイル例	活用 評価	評価理由
会計資料	帳簿、元帳、決算書	△	システムから出力された場合は不要
集計資料	収支表、在庫表、精算表	×	集計加工されたデータの為不要
管理資料	社員名簿、顧客名簿、資産管理表	○	活用可能
報告書	日報、週報、作業報告書、議事録	○	活用可能
契約書類	契約書、見積書、注文書、請求書、納品書	△	システムから出力された場合は不要
申請書	勤務表、経費申請、払出払戻申請	○	活用可能
チェックシート	セキュリティチェック、消込作業用	×	個人で利用するデータの為不要
ビジネス資料	企画書、設計書、製品図面、調査資料	○	活用可能
整理資料	tdoo管理、考え整理、コラムネタ	×	個人で利用するデータの為不要

ここまで整理出来ればデータ資源化の対象となるEXCELファイルに対して何をすればよいかを考えていけば良いだけになります。 EXCELの正体とその整理方法について解説してみました。

第２部ではEXCELファイルをデータ資源化する具体的なサービスの紹介とその先に見据えるものについて紹介します。

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